Zentrale Studierendenvertretung
Haushaltsplan
Zu Beginn eines Haushaltsjahres (Kalenderjahr) beschließt der Konvent der Fachschaften auf Vorschlag der Geschäftsführung einen Haushaltsplan, der die Etats für die einzelnen Referate und Arbeitskreise sowie sonstige Posten vorsieht. Die Haushaltsmittel werden nach Maßgabe dieses Haushaltsplans verausgabt.
Es ist daher wichtig, dass Referate und Arbeitskreise bereits im Vorjahr die voraussichtlichen Ausgaben kalkulieren und der Geschäftsführung mitteilen.
Finanzen: Schritt für Schritt
1. Anfrage bei Frau Ungermann/ der Geschäftsführung
Bitte fragt als erstes formlos bei Frau Ungermann ungermann@stuve.uni-muenchen.de an. Sie kann euch den aktuellen Etat nennen und euch bei der Verausgabung der Mittel beraten.
2. Finanzantrag stellen
Richtet einen formlosen Antrag an den Konvent der Fachschaften: vorsitz@stuve.uni-muenchen.de. Dieser muss folgende Punkte enthalten:
- Titel
- Antragssteller*in
- Antragstext: Wie viel Haushaltsmittel sollen wofür ausgegeben werden?
- Antragsbegründung: Warum ist es notwendig die Haushaltsmittel auszugeben?
Der Antrag muss in Textform und fristgerecht eingereicht werden. Weitere Informationen zur Antragsstellung sind im Service-Bereich zu finden.
Ohne Zustimmung des Konvents werden Mittel bis zu einer Obergrenze von 450,00 € nur in dringlichen Fällen angewiesen. Sind sie nicht im Haushaltsplan vorgesehen, können sie auch in dringlichen Fällen nicht angewiesen werden.
3. Rechnungen einreichen bzw. Kosten erstatten lassen
Es können sowohl Rechnungen direkt gegenüber einer Firma beglichen (Rechnung muss vorliegen, eine Bestellbestätigung genügt nicht) als auch einer in Vorleistung getretenen Person Kosten erstattet werden.
Rechnungen müssen in unserem Sekretariat abgegeben werden (Kontakt und Öffnungszeiten). Mahngebühren werden nicht übernommen. Bei Erstattung von Kosten muss neben der Rechnung auch ein Zahlungsbeleg vorgelegt werden (bspw. Kontoauszug, Quittung). Nutzt hierzu bitte unser Abrechnungsformular, damit ihr keine Angaben vergesst.
Sonderfälle
Verpflegung
Getränke und Speisen für Veranstaltungen können nur bis zu einer Obergrenze von 2,50 € pro Person abgerechnet werden; bei mehrtägigen bzw. größeren Veranstaltungen können auch etwas höhere Summen verausgabt werden. Es empfiehlt sich als Beweis eine Teilnehmer*innenliste. Alkoholische Getränke können grundstätzlich nicht abgerechnet werden. Genauere Informationen erhaltet ihr von der Geschäftsführung bzw. dem Sekretariat (Öffnungszeiten und Kontakt).
Reisekosten
Grundsätzlich werden nur Bahnfahrten (oder Fernbusse) in der zweiten Klasse erstattet. Ist die Fahrt mit einem privaten PKW geplant, wendet euch vorher an die Geschäftsführung.
Auf Reisekosten ist obiges Verfahren ebenfalls anzuwenden. Zusätzlich muss, sobald die Haushaltsmittel durch den Konvent der Fachschaften bewilligt wurden, ein Dienstreiseantrag bei der Geschäftsführung gestellt werden, damit Versicherungsschutz besteht. Reicht den Antrag bitte rechtzeitig (spätestens drei Arbeitstage vor der Reise) in unserem Sekretariat (Kontakt und Öffnungszeiten) ein. Füllt zur Erstattung der Reisekosten den Reisekostenantrag aus und legt die Bahntickets bei. Unser Sekretariat unterstützt euch gerne.
Hohe Summen (mehr als 1000,00 €)
Bei Rechnungssummen von mehr als 1000,00 € müssen bei der Erstattung der Kosten mindestens zwei weitere Angebote über die identische Dienstleistung/Produkt vorgelegt werden, die einen höheren Preis ausweisen. Eine allgemeine Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen ist dabei stets empfehlenswert. Eine vorherige Absprache mit der Geschäftsführung, bevor der Antrag im Konvent der Fachschaften gestellt wird, ist empfehlenswert.
